世界走向平坦化, 地域疆界被資訊科技消彌於無形. 所造成的影響之一是工作的定義被改寫. 未來的知識工作將走向Anytime, Anywhere的型態. 你的夥伴來自於世界不同的角落, 你的辦公室就是眼前的終端機. 透過集中儲存與管理的伺服器和無處不在的網路連接能力, 工作的時間地點不再是考量的因素.
我現在居住在美國, 由網路遠端連結位在台北的伺服器處理公司事務, 公司透過網路電話與視訊會議和我聯繫. 對我而言, 辦公室就是我的筆記型電腦, 不論我今天是在歐洲某處的露天咖啡館或是在日本的北海道泡湯. 而這樣工作型態的基礎就是"無紙化的環境".
無紙化環境簡單來說就是沒有紙本文件的工作環境, 所有的文件以數位形式存在, 也就是, 電子文件取代紙本文件. 電子文件的強項在於傳送, 保存, 編輯, 與協同作業. 完全的無紙化在當前大環境下仍是過於強求, 但是我們可以從組織內部著手, 對個人而言, 就是從自身開始做起.
這禮拜我結束了在研究所的第一個學期. 從大學畢業已經過了六年的時間, 這次回到校園除了再進修也為了實驗某些理念, 其一便是營造無紙化環境. 兩個月的時間過去了, 我幾乎是一張紙也沒有使用到. 我的教科書是購買網路上的E-Text Book, 可以上線存取, 可以畫線寫筆記, 也可以下載離線閱讀. 教授指定的補充教材是以數位檔格式放在網頁裡供學生自行下載. 而學生交報告是以上傳至指定網頁或是電子郵件的方式. 學校圖書館除了傳統的紙本書籍也提供E-Book的查詢與閱讀. 我上課時只需要攜帶我的筆記型電腦, 沒有其他的任何書籍文件. 閱讀資料與撰寫報告都是透過電腦螢幕.
我的感想是: 透過適當的工具, 將所需要的紙本文件數位化. 所有的電子文件集中儲存, 透過搜尋軟體定期index的動作, 來建立個人的知識庫. 也就是, 個人的知識管理. 這樣的無紙化環境對於工作或是學習的效率都有很大的改進.
營造無紙化環境最為關鍵的工具是Adobe Acrobat - PDF的製作軟體. PDF格式是電子文件的標準, 透過標準化的規格我們得以在異質的平台間跨越時間與空間進行無障礙的閱讀與利用. 而這是無紙環境的基本 - 一個可以被普遍接受的電子文件標準.
Adobe Acrobat是提出PDF格式的Adobe公司所推出的官方PDF製作軟體, 不同於Adobe Reader著重於閱讀PDF的能力, Acrobat提供的是全方位的PDF解決方案.
日前推出的Adobe Acrobat 8相較於之前的版本, 我在意的是更加強了文件協同作業的能力. 總體的介紹請閱讀此文結尾由許明煌發表在老地方冰果室的文章連結.
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[閱讀]電子文件進化論 - Adobe Acrobat 8 嶄新登場
待續...
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什麼是PDF?
Adobe官方網站
Adobe Acrobat官方網站(英)(Acrobat 8中文版預計07年發佈)
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